Cómo detectar a tiempo a los alumnos que están por irse

Ochenta alumnos. Eso pierde en un año una institución de mil estudiantes con una tasa de abandono de 8%.

Con una colegiatura anual de $60,000 pesos, esos ochenta alumnos equivalen a $4.8 millones de pesos de matrícula. Cada año, y sin que la cifra aparezca como un renglón en ningún reporte.

Lo más frustrante es que esa pérdida rara vez llega de golpe. El alumno que se da de baja en noviembre empezó a faltar en septiembre. Este texto va en ese orden: primero cuánto cuesta, después dónde aparecen los avisos, y al final qué hace falta para actuar cuando todavía hay tiempo.

Lo que cuesta cada alumno que no continúa

Una baja se registra como un alumno menos. En las cuentas de la institución es bastante más que eso.

Quien se va deja de pagar el ciclo actual y también los que le faltaban. Un alumno que abandona al terminar el segundo semestre de una carrera de ocho se lleva consigo seis semestres de colegiatura.

A escala nacional el fenómeno es grande. La SEP reportó una tasa de abandono de 7.1% en educación superior en México durante el ciclo 2023-2024. El 8% del ejemplo es un escenario de referencia cercano a esa tasa.

Ahora la parte alentadora del mismo ejercicio. No hace falta eliminar la deserción para que el esfuerzo se pague. Si esa institución lograra que 8 de los 80 se quedaran, apenas un 10% menos de abandono, conservaría $480,000 pesos de matrícula al año.

Son números ilustrativos. El impacto real depende de la colegiatura, las becas, los descuentos y el momento en que cada alumno se va. Pero sirven para cambiar la pregunta que se hace en la junta: además de cuántos alumnos se fueron, cuánto dejó de recibir la institución porque no se quedaron.

Los avisos llegan semanas antes que la baja

La deserción no siempre ocurre de repente. Casi siempre avisa antes, y lo hace de formas bastante reconocibles: cambios en el rendimiento, ausencias frecuentes, menor participación, dificultades económicas, situaciones personales o problemas administrativos.

Lo interesante es que casi todos esos avisos ya quedan anotados en algún lugar de la institución.

Ninguno de estos avisos, solo, dice mucho. Una falta es una falta. Lo que anticipa el riesgo es la combinación: el alumno que baja de calificaciones, falta más y además acumula un adeudo en el mismo mes.

Para detectar a tiempo, entonces, casi nunca hace falta recopilar información nueva. Hace falta que la que ya existe se revise con esa intención y con cierta frecuencia.

Qué cambia cuando cada alerta tiene responsable

Detectar el riesgo es apenas el primer paso. Lo importante es saber qué hacer después.

En muchas instituciones, cuando un docente nota que algo anda mal con un alumno, lo comenta en el pasillo o manda un mensaje. A partir de ahí no está escrito qué sigue: quién busca al alumno, en cuántos días, qué se le puede ofrecer, quién revisa si funcionó.

Y al cierre del ciclo se sabe cuántos alumnos se fueron, pero no por qué se fueron ni cuáles de las acciones que se intentaron sirvieron de algo. El siguiente ciclo se empieza de cero.

El caso más estudiado de lo contrario es Georgia State University, en Estados Unidos. Desde 2012 opera un sistema que vigila más de 800 alertas de riesgo académico. Cuando una se activa, llega a un asesor que busca al estudiante: son más de 55,000 reuniones de asesoría al año. La permanencia de sus alumnos de primer año entre el primer y el segundo semestre subió cinco puntos porcentuales.

Georgia State es una universidad enorme, y nadie espera que un colegio o una universidad mediana replique su escala. Lo que sí se puede tomar de ese caso es el principio: una alerta solo sirve si llega a una persona con nombre, con una acción definida y con una fecha para revisar.

Es la diferencia entre decir "tenemos un alumno en riesgo" y poder decir "sabemos quién debe intervenir, qué debe hacer y cuándo darle seguimiento".

La ruta completa, vista en un solo caso

Un sistema de permanencia tiene cuatro momentos. Se entienden mejor siguiendo a una sola alumna.

Está en tercer semestre. En octubre sus calificaciones parciales bajan y, el mismo mes, aparece un adeudo.

1. Detectar. Las dos señales juntas activan una alerta y colocan su caso en amarillo en el semáforo institucional. Nadie tuvo que acordarse de revisar.
2. Dar seguimiento. El caso se asigna a una persona, que la contacta, entiende qué está pasando y deja en la bitácora un plan con acciones y fecha de revisión.
3. Intervenir. Según la causa, se aplica el protocolo que corresponde. No es la misma respuesta para un problema económico que para uno académico. Si la alumna ya se hubiera ido, existiría también un camino para facilitar su regreso.
4. Medir. Al cierre del periodo, su caso entra al tablero junto con los demás: cuántas alertas hubo, cuántos alumnos permanecieron, cuántos se reinscribieron y qué intervenciones funcionaron.

Con ese cuarto momento la institución deja de contar bajas y empieza a anticiparlas. El siguiente ciclo ya no arranca de cero, porque arranca sabiendo qué funcionó.

El alumno que se va a dar de baja en diciembre ya está dando avisos hoy, y tu institución ya los está anotando en alguna lista, alguna plataforma o algún estado de cuenta.

Retención 360° es el entrenamiento en el que se construye esa ruta. Son cuatro sesiones en vivo para armar, con la información que tu institución ya genera, tus indicadores de alerta, tu plan de seguimiento, tus protocolos de intervención y tu tablero institucional.

Con que ocho de esos ochenta alumnos se queden, el esfuerzo ya se pagó. Y cada uno de ellos es alguien que termina lo que vino a estudiar.